O final de ano vai chegando e junto com o clima de festas temos a distribuição de presentes e brindes como forma de prestigiar as relações comerciais entre empresas ou entre empresa e cliente. Há também a promoção de festas realizadas por alguns prestadores de serviços com show de famosos, local caro e investimento que vão de centenas de milhares de reais a milhões.

Esse cenário é um sinal de riscos! O que era para ser um brinde, presente simbólico ou apenas uma festa pode acabar se transformando em condutas impróprias, com favorecimentos indevidos, dentro ou fora da empresa, podendo criar o ambiente ideal para a prática de atos ilícitos, como desvios de dinheiro e propinas.

E o setor de TIC não está fora do mar de corrupção. Recentemente, a Controladoria-Geral da União – CGU identificou um prejuízo acima de 250 milhões em contratos de TI para órgãos federais. Superfaturamentos é uma prática constante nos setores público e privado e a conta é simples: aquele presente caro, viagem ou uma festa promovida pelo fornecedor precisa ser paga de alguma forma. Resultado? Serviços ou vendas superfaturadas.

Daí a pergunta: esse prejuízo foi em âmbito público. E no setor privado, quem fará a conta deste prejuízo?

A realidade que convém sempre lembrar: Não existe almoço grátis. Não há motivo para se enganar com prestígio que uma empresa está dando a um cliente com uma viagem, festa com show de famosos, presentes caros apenas pelo cliente ser uma pessoa especial.

Como a troca de presentes corporativos e festas para clientes pode prejudicar as organizações?

Imagine um empresário ou gestor que precisa renovar o contrato com uma prestadora de serviços ou contratar uma nova para o ano seguinte e, em meio a esse processo de escolha, recebe um presente da atual contratada – que tem interesse na renovação – como um singelo agrado de fim de ano. Mesmo não tendo aparentemente uma relação direta entre o presente recebido e a escolha técnica a ser feita, esse fator tende a influenciar a tomada de decisão.

Isso é conhecido como “Teoria da Reciprocidade” (onde você dá algo primeiro e a outra parte se sente na obrigação de retribuir de alguma forma) e tem um impacto nocivo aos negócios da organização, pois consciente ou inconscientemente, a contratada pode não ter o melhor custo-benefício à contratante.

O ciclo vicioso: dar, receber e retribuir.

A Teoria da Reciprocidade consiste em um mecanismo cíclico onde um determinado sujeito dá algum presente a outro que o recebe e fica, a partir disso, na obrigação de retribuir.

O objetivo da Teoria da Reciprocidade é basicamente criar, consolidar e reproduzir os laços sociais entre os envolvidos, fazendo circular favores, brindes, serviços, entre outras gentilezas.

Para evitar condutas antiéticas ou até criminosas em alguns casos, que podem refletir na imagem e nas contas da empresa, é aconselhável a criação de uma política interna abordando o assunto e contemplando:

1) Codificação de Regras

Devem ser estabelecidas políticas codificadas e a fixação de valores pré-determinados para presentes e brindes recebidos ou ofertados. Eventuais exceções, que ocorrerão, deverão ser registradas e levadas ao Conselho de Compliance para deliberação. As exceções não comunicadas devem ser investigadas e levadas ao Conselho para decisão.

2) Formulários

Todos e qualquer presente deve ser documentado através do preenchimento de formulários, pois é neles que serão documentados os receptores e valores dos itens. Agentes públicos, em sua maioria, não podem receber qualquer espécie de brinde ou presente sob pena de ficar caracterizado o favorecimento indevido e/ou a propina.

3) Limites de Valor

É melhor devolver um presente sob a alegação de impedimento interno da empresa do que tentar burlar as regras ciente dos riscos de demissão. Aconselhamos primeiramente que a empresa mantenha um canal de comunicação aberto com seus colaboradores para que eles reportem eventuais casos de presentes ou brindes que extrapolem as regras, pois assim os casos poderão ser analisados individualmente, atribuindo ao final exceções para aceitação ou a devolução documentada.

4) Prevenção e Investigação

O Compliance não existe sem o “tone on the top” (apoio da diretoria), a criação de regras e os treinamentos. Com a política de brindes e presentes não poderia ser diferente. Faça a Codificação das Políticas de Compliance e as treine. Isso é importante para manter sempre aberto o canal de comunicação entre a empresa e seus colaboradores, o que é fundamental para a adequação das regras e o seu cumprimento. Uma vez divulgadas e reforçadas as regras, temos a participação a auditoria e canais de comunicação para apurar eventuais infrações, que se comprovadas deverão ser encaminhadas ao Conselho de Compliance para as necessárias deliberações.

5) Conselho de Compliance

No Conselho de Compliance são tratadas diversas questões, entre elas as infrações constatadas e denúncias fundamentadas. Infrações as regras de brindes e presentes devem seguir a mesma sorte, de forma que a conduta deve ser levada a deliberação para que sejam adotadas as medidas legais cabíveis.

A empresa deve desenvolver e manter uma cultura ética, para isso é fundamental que todos os colaboradores entendam o motivo pelo qual é prejudicial aos negócios da empresa a prática de dar e receber agrados nas relações comerciais.

A negociação comercial precisa ser favorável ao cliente e fornecedor sem interesses individuais sobrepondo

Durante um processo de negociação de contrato, prestação de serviços é prática comum as empresas buscarem sempre o melhor serviço com o custo benefício justo. Isso envolve uma longa pesquisa no mercado de preços e comparação.

Quando se trata de prestação de serviços, isso se torna subjetivo, já que serviço não é nunca igual e cada empresa pode prestar serviços distintos e principalmente ter a diferencial qualidade como fator chave.

Observamos que muitas das vezes, as empresas não selecionam o melhor prestador, o critério então seria qual no processo de seleção?

O gestor contratante teria algum interessante além da clara prestação do serviço para o seu negócio e o melhor para sua empresa ou se beneficiou de algo e se sentiu na obrigação de teoria da reciprocidade.

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